Протокол совещания
Для оперативных и плановых совещаний: фиксирует повестку, ход обсуждения и принятые решения.
Образец заполнения: ваши данные появятся здесь
Когда нужен протокол
Протокол фиксирует, кто присутствовал, что обсуждали и какие поручения раздали. По нему проверяют исполнение: у каждого поручения есть ответственный и срок.
Как правильно оформить
- Укажите полные реквизиты: организацию, номер, дату, место, председателя и секретаря.
- В повестку вносите только те вопросы, которые реально обсуждались.
- В графе «Решили» формулируйте конкретные решения, а не общие фразы.
- Поручения выносите в отдельную таблицу с четкими формулировками, ответственными и сроками.
Что важно учесть
Протокол подписывают председатель и секретарь. Приглашенных из других организаций указывают в списке присутствующих с названием организации. Копию или выписку с поручениями рассылают исполнителям.
Вопросы
Обязательно ли нумеровать протоколы?
Номер нужен, чтобы ссылаться на протокол в поручениях и отчетах. Обычно нумерация сквозная в пределах календарного года.
Кто подписывает протокол?
Протокол подписывают председатель и секретарь совещания. В некоторых организациях требуется также подпись руководителя, утверждающего протокол.
Можно ли вести протокол в электронном виде?
Да, если в организации принят электронный документооборот. Порядок подписания и хранения протоколов закрепляют во внутренней инструкции по делопроизводству.